משכורות הן מהנושאים הרגישים והחשובים ביותר בכל עסק. טעויות בחישוב שכר עלולות לפגוע בעובדים, לעלות כסף רב, ואפילו לגרור סנקציות.
הנה טעויות שכדאי להכיר כדי להימנע מהן.
חישוב שגוי של שעות נוספות
חישוב לא נכון של שעות נוספות הוא אחת הטעויות הנפוצות והיקרות ביותר עבור עסקים. לא פעם עובדים מדווחים על שעות עודפות מעבר למשרה הרגילה, אך המעסיקים מחשבים אותן בצורה שגויה – אם בגלל חוסר הבנה של החוק, מערכת ניהול זמן לא מעודכנת, או רישום ידני שמועד לטעויות.
החוק בישראל קובע מנגנון ברור לתשלום שעות נוספות: עבור השעתיים הראשונות מעבר ליום העבודה התקני יש לשלם 125% מהשכר הרגיל, וכל שעה נוספת מעבר לכך מחויבת בתשלום של 150%. טעויות נפוצות כוללות תשלום שגרתי גם עבור השעות הנוספות, התעלמות מהפרשי אחוזים, או חישוב שעות שבועיות מבלי להתחשב בחלוקה היומית שנדרשת לפי החוק. מעבר לסיכון של תביעות מצד עובדים ופגיעה ביחסי אמון, טעויות כאלה עלולות לגרור קנסות מרשויות האכיפה ופגיעה במוניטין החברה.
הפתרון מתחיל בהבנת החובות החוקיות ועדכון שוטף של נהלי רישום ובקרה. חשוב לוודא שכלל המנהלים והעובדים מודעים להוראות. מומלץ בחום להשתמש בכלי ניהול שעות אמינים ולבצע בדיקות תקופתיות כדי לגלות טעויות בזמן ולתקן אותן לפני שיגרמו לנזק גדול יותר.
תשלום כפול או אי עדכון שינויים (כמו שינוי אחוזי משרה או שכר שעתי)
במקומות עבודה רבים מתבצעים מעת לעת שינויים במבנה ההעסקה של עובדים – העלאה בשכר, מעבר ממשרה מלאה לחלקית (או להפך), שינוי בשכר שעתי, הסכמי בונוסים ועוד. אחת הטעויות הנפוצות היא אי עדכון של השינויים הללו במערכת השכר בזמן, מה שמוביל לעיתים לתשלום כפול, תשלום חסר או חישוב שגוי של שכר. למשל, עובד שמקטין אחוזי משרה אך ממשיך לקבל שכר מלא, או עובד ששכרו השעתי הועלה אך בתלוש ממשיך להופיע השכר הישן. טעויות כאלה נובעות לרוב מחוסר תיאום בין מחלקות, רישום ידני שאינו בוצע במלואו או מערכת שכר שלא עודכנה בזמן. מעבר להוצאה המיידית על תשלום עודף, מדובר גם בפגיעה בדוחות הכספיים ובעובדים עצמם אם יקבלו פחות ממה שמגיע להם.
הפתרון טמון בבקרה שוטפת, הקפדה על תיעוד כל שינוי בהעסקה ועדכון מיידי במערכות. ארגונים רבים פונים אל שירותי שכר לעסקים כדי לוודא שכל השינויים מתבצעים בצורה מקצועית ומדויקת. בנוסף, מומלץ לוודא שכל גורם רלוונטי בארגון (כמו מנהלי משאבי אנוש, חשבות שכר ומנהלים ישירים) מעורב בתהליך ומודע לאחריותו לדווח על כל שינוי באופן מסודר ומדויק.
פספוס של תוספות קבועות או חד-פעמיות (כמו דמי הבראה)
עוד טעות שחוזרת על עצמה בחישוב שכר היא השמטה של תוספות שמגיעות לעובדים כחוק, בין אם מדובר בתשלומים קבועים ובין אם חד-פעמיים. דוגמה שכיחה היא דמי הבראה, שמגיעים לכל עובד שמסיים שנת עבודה בהתאם לוותק ובהתאם לצו ההרחבה בענף. עובדים רבים מגלים בדיעבד שהתשלום לא בוצע במועד או חושב לפי סכום לא מעודכן.
טעויות אחרות קורות גם עם תוספות כמו מענקי חגים, תוספות ותק, דמי חופשה, ותשלומים בגין הסכמים קיבוציים. לרוב מדובר בפרטים שנשכחים או שמוזנים בצורה ידנית מבלי לוודא שהם מחושבים אוטומטית במערכת השכר. מעבר להשלכות הכלכליות, פספוס כזה יוצר תחושת חוסר הוגנות אצל העובדים ועלול להוביל למחלוקות ואף לתביעות משפטיות.
כדי להימנע מכך – חשוב לעקוב אחרי ההסכמים והחוקים הרלוונטיים לכל עובד, לעדכן את מערכות השכר בהתאם לשינויים תקופתיים ולבצע בקרה קבועה על דוחות השכר. מומלץ גם להסביר לעובדים אילו תוספות הם צפויים לקבל ובאיזה מועד, כדי לצמצם אי-הבנות ולחזק את האמון.
היעדר ביקורת מקצועית על חישובי השכר
עסקים רבים מסתמכים על מערכות השכר והצוות הפנימי לביצוע החישובים, אך לא תמיד מתבצעת ביקורת מקצועית שתוודא שהכל מתבצע בהתאם לחוק. טעויות קטנות שמצטברות לאורך זמן כמו ניכוי שגוי, חישוב שעות נוספות לא נכון או פספוס תוספות – עלולות להפוך למחלוקות מול עובדים ולחשוף את העסק לתביעות וקנסות. בודק שכר מוסמך יודע לבדוק את כל מרכיבי השכר מול התקנות, ההסכמים האישיים והקיבוציים ולזהות טעויות או חריגות שלא תמיד נראות לעין. בדיקה תקופתית כזו לא רק מגלה בעיות בזמן, אלא גם מחזקת את תחושת הביטחון של העובדים ומפחיתה את הסיכון להפסדים כספיים ולעימותים משפטיים. מומלץ לקבוע נהלים ברורים לביקורת שכר תקופתית ולהיעזר בגורם חיצוני ומוסמך בעת הצורך.
חישוב לא נכון של ניכויי חובה (מס הכנסה, ביטוח לאומי, פנסיה)
ניכויי חובה הם חלק בלתי נפרד מהשכר של כל עובד, והחוק מגדיר בבירור את גובה הניכויים למס הכנסה, לביטוח הלאומי ולפנסיה. עם זאת, טעויות בחישוב הניכויים קורות לא מעט, בין אם בגלל שימוש בטבלאות ישנות, אי עדכון של נקודות זיכוי, התעלמות מהצהרות העובד (כמו טופס 101) או חוסר התאמה לסטטוס המשפחתי והוותק.
במקרים אחרים, מעסיקים לא מפרישים לפנסיה בהתאם לחוק או מפרישים סכומים לא נכונים, מה שעלול לגרום לנזק עתידי משמעותי לעובד ולחשוף את המעסיק לתביעות וקנסות. גם חישוב שגוי של דמי ביטוח לאומי (למשל במקרה של עובדים ששכרם נמוך במיוחד או של בני נוער), עלול לגרור חובות ועיכובים מול הרשויות.
כדי למנוע טעויות כאלו חשוב להקפיד על עדכון שוטף של הנתונים האישיים של כל עובד, להשתמש בטבלאות ניכוי מעודכנות ולבדוק את דוחות השכר היטב לפני תשלום. מומלץ גם לקיים הדרכה בסיסית לצוות השכר על השינויים התקופתיים בחקיקה ועל דרכי בדיקה עצמאית של הנתונים כדי לשמור על דיוק ועל אמינות.
חוסר דיוק ברישום ובמעקב אחר שעות עבודה
רישום ומעקב לא מדויקים אחרי שעות העבודה של העובדים פוגעים הן בעובד והן במעסיק. טעויות כאלה קורות לעיתים בגלל שימוש בטפסים ידניים, דיווח חלקי או אי-עדכון מערכות נוכחות בזמן אמת. במקרים מסוימים מדובר בהערכות גסות של שעות כניסה ויציאה, בלי תיעוד מסודר של הפסקות, שעות נוספות או ימי חופשה. מעבר לכך שהדבר מקשה על חישוב שכר נכון ועלול לגרום לתלונות של עובדים, הוא גם חושף את העסק לביקורות וסנקציות מרשויות האכיפה. בנוסף, רישום לא אמין מקשה על ניהול נכון של כוח האדם ותכנון עבודה יעיל.
הפתרון מתחיל בהטמעת שיטות רישום אמינות כמו לדוגמה מערכות דיגיטליות שמבצעות בקרה בזמן אמת, והקפדה על הדרכת עובדים ומנהלים על חשיבות דיווח מדויק. כדאי גם לבדוק באופן תקופתי את הנתונים ולוודא שאין פערים בין הדיווחים בפועל לבין הרישומים במערכת.
שכר מדויק. ראש שקט. עסק יציב.
טעויות בחישוב שכר יכולות להצטבר לנזקים כספיים, עוגמת נפש לעובדים וסיכונים משפטיים לעסק. שמירה על רישום מדויק, עדכון שוטף של נתונים, והקפדה על בדיקות מקצועיות תקופתיות יכולים למנוע בעיות רבות מראש.
הקפדה על תהליכים נכונים מחזקת את האמון בארגון ושומרת על יציבותו לאורך זמן.