חשבות שכר פנימית או מיקור חוץ – מה עדיף לעסק שלך?

רבים מבעלי העסקים והחברות מתלבטים מה עדיף לעסק שלהם בהקשר זה. לכן הסקירה שלפניכם תוקדש לבחינת היתרונות והחסרונות של כל אחת מהאפשרויות, תוך הצגת נקודות למחשבה שיסייעו לכם בקבלת ההחלטה הנכונה עבור הארגון שלכם.

על היתרונות והחסרונות הגלומים בקיומה של חשבות שכר פנימית בעסק

הקמת מחלקת שכר פנים ארגונית בעסק או בחברה, היא החלטה מורכבת ומשמעותית, שיתרונה הבולט שכך שהיא מאפשרת שליטה מלאה ובלעדית על הטיפול בשכר העובדים בארגון. מודל זה מתאים במיוחד לחברות גדולות עם מספר רב של עובדים, כאשר העלויות הקבועות מצדיקות זאת.

להלן יתרונותיה העיקריים של חשבות שכר פנימית בארגון:

• שליטה מלאה על איכות וזמינות השירות.
• מענה מהיר ויעיל לצרכים המשתנים והייחודיים של הארגון.
• שמירה על סודיות ואבטחת המידע הרגיש.
• העסקת עובדים מנוסים ומיומנים בהתאם לצרכים הספציפיים לארגון.
• חיסכון בעלויות לטווח הארוך, במיוחד בארגונים גדולים.

כמובן, להקמת מחלקת שכר פנימית יש גם חסרונות ובהם:

• עלויות גבוהות של שכר, הכשרה, ציוד ומשאבים נלווים.
• צורך בהתעדכנות מתמדת בשינויי חקיקה ותקנות בתחום דיני העבודה.
• התמודדות עם היעדרויות, חופשות והתפטרויות של עובדי החברה.
• אחריות בלעדית על טעויות ותקלות אפשריות בתהליך.

האם שירותי חשבות שכר באאוטסורסינג עדיפים עבור העסק שלכם?

מיקור חוץ מאפשר להעביר את הטיפול בשכר לידי חברה חיצונית המתמחה בתחום. פתרון זה הופך להיות פופולרי יותר ויותר בקרב עסקים בארץ, ובמיוחד בקרב עסקים קטנים ובינוניים המעוניינים לחסוך בעלויות ולהתמקד בליבת הפעילות שלהם.

היתרונות הבולטים של חשבות שכר במיקור חוץ הם אלו:

• חיסכון משמעותי בעלויות כוח אדם, הכשרה וציוד.
• גישה למומחיות ולידע מעודכן בתחום דיני העבודה והתקנות המשתנות בתחום.
• גמישות בהתאמת השירות לצרכים משתנים של הארגון.
• הפחתת הסיכון והאחריות הנובעים מטעויות אפשריות.
• שחרור משאבים ניהוליים לטובת התמקדות בפעילויות הליבה בעסק.

עם זאת, גם למיקור חוץ של שירותי שכר, יש חסרונות:

• תלות בספק חיצוני ופחות שליטה על איכות השירות.
• סיכון אפשרי לדליפת מידע רגיש אל מחוץ לארגון.
• מענה שהוא לעיתים איטי יותר לבעיות דחופות וצורך בשינויים.
• העלויות עלולות להיות גבוהות יותר לעסקים גדולים עם צרכים ייחודיים.

חשבות שכר במיקור חוץ מאפשרת לבעלי עסקים וחברות להתרכז בניהול העסק, ללא צורך להתעמק במגוון המטלות המורכבות הכרוכות בתשלומי שכר. אם זהו פתרון שאתם שוקלים לאמץ עבור העסק שלכם, מומלץ לחפש חברה המציעה ליווי אישי, זמינות גבוהה ומחויבות מוכחת לאיכות ולשירות ללא דופי.

5 שיקולים בבחירת המודל המתאים לחשבות שכר בעסק

בעת ההתלבטות בין חשבות שכר פנימית למיקור חוץ, חשוב לשקול מספר גורמים:

1. גודל הארגון ומספר העובדים – ככל שהארגון גדול יותר, כך גדלה הכדאיות הכלכלית של הקמת מחלקת שכר פנימית.
2. מורכבות מערך השכר – ארגונים עם מבנה שכר מורכב, הסכמים ייחודיים או צורך בדיווחים מיוחדים לרשויות, עשויים להעדיף לטפל בנושא באמצעות מחלקה פנים ארגונית ולהשאיר את השליטה בתהליך בידיהם.
3. משאבים פנויים – הקמת מחלקת שכר דורשת השקעה ניכרת בגיוס, הכשרה וניהול כח אדם עם הסמכה רלוונטית. יש לבחון האם קיימים המשאבים הנדרשים לכך.
4. רמת האבטחה והסודיות הנדרשת – ארגונים עם דרישות גבוהות לאבטחת מידע עשויים לחשוש ממסירת נתונים רגישים לידיים חיצוניות.
5. גמישות ויכולת הסתגלות – שינויים תכופים בארגון או בסביבה העסקית מחייבים גמישות ויכולת הסתגלות מהירה של מערך השכר.

פתרונות שכר לארגונים כוללים מגוון רחב של אפשרויות, החל מניהול מלא של כל תהליכי השכר בעסק, דרך מתן שירותי בק אופיס לצד מחלקת שכר פנימית, ועד מיקור חוץ חלקי של פעילויות נבחרות. על כל ארגון למפות את מאפייניו הייחודיים ולבחון את החלופות הקיימות בהתאם לנתוניו הספציפיים, כדי להגיע להחלטה הנכונה בנושא.

שיטות לייעול חשבות השכר בעסק

בין אם בחרתם במיקור פנים או חוץ, חשוב לאמץ פרקטיקות עבודה יעילות על מנת למקסם את הביצועים ולצמצם טעויות:

אוטומציה של תהליכים

שימוש בתוכנות מתקדמות לחישוב שכר, דיווחים ובקרה מפחית את הצורך בהקלדה ידנית ומונע טעויות אנוש.

הגדרת נהלי עבודה ברורים 

תיעוד מסודר של תהליכי העבודה, לוחות זמנים ואחריות מסייע בשמירה על סטנדרטים גבוהים ועקביות לאורך זמן.

הדרכה והכשרה שוטפת 

השקעה מתמדת בפיתוח מקצועי של העובדים מבטיחה עמידה בקצב השינויים בתחום חשבות השכר.

הקפדה על אבטחת נתונים 

הטמעת מדיניות אבטחת מידע מחמירה, הגבלת הרשאות גישה והצפנת נתונים מפחיתה את הסיכון לדליפת מידע רגיש.

שיתוף פעולה בין מחלקות הארגון

תיאום בין מחלקת חשבות השכר, משאבי אנוש, כספים ומחלקות רלוונטיות אחרות בעסק, מייעל תהליכים ומצמצם פערי מידע.

הטמעה נכונה של שיטות אלו, לצד בחירת המודל המתאים לארגון, מובילה לשיפור משמעותי בדיוק ובמהירות הטיפול בנושאי שכר.

לסיכום

כפי שלבטח הבנתם אם קראתם עד כאן, ההחלטה אם להעסיק מחלקת שכר פנימית בעסק או לפנות למיקור חוץ, היא מורכבת ותלויה במאפיינים הייחודיים של כל ארגון. בעוד שחברות גדולות נוטות להעדיף הקמת מחלקת שכר עצמאית לצורך שליטה מרבית בנושא, עסקים קטנים ובינוניים מוצאים יתרונות רבים במיקור חוץ, בעיקר מבחינת חיסכון בעלויות והתמקדות בליבת הפעילות בעסק.

אולם בסופו של יום, לא קיים פתרון אחיד המתאים לכל עסק. לכן כדי לקבל החלטה מושכלת בנושא, על מקבלי ההחלטות בארגון לשקול בקפידה את כל ההיבטים הרלוונטיים, תוך התייחסות למבנה הארגוני, צרכי העובדים, שיקולי אבטחה ועלויות כוללות. מומלץ גם להתייעץ עם מומחים בתחום ולהכיר מקרוב את השירותים המוצעים על ידי ספקי מיקור חוץ, על מנת לקבל החלטה מושכלת שתשרת את האינטרסים של החברה לטווח הארוך.